Monitoring a správa Power BI & Fabric: Jak získat kontrolu nad BI prostředím
S rostoucí BI platformou se v mnoha organizacích rychle vytrácí přehled nad Power BI a Fabric tenantem.
Pracovní prostory, reporty, sémantické modely i uživatelské přístupy se množí – a bez systematického monitoringu přestává být jasné, co se skutečně používá, kdo k čemu má přístup a kde zbytečně mizí kapacita i licence.
Administrátoři často netuší, kolik artefaktů je aktivních, kolik jich jen zabírá kapacitu a zda jsou licence využívány efektivně. Zatímco některé reporty přetěžují kapacitu bez reálného přínosu, jiné mohou být veřejně sdílené a představovat bezpečnostní riziko.
Admin monitoring konsoliduje klíčová data o Power BI a Fabric prostředí na jedno místo. Poskytuje přehled, kontrolu a podklady pro řízení, optimalizaci a bezpečný rozvoj celé BI platformy.
Kompletní a aktuální přehled nad prostředím
Cílem monitoringu je získat jasný a aktuální přehled nad celým BI prostředím.
Admin okamžitě vidí, kdo má přístup k jednotlivým pracovním prostorům a reportům, jak jsou využívány licence a které objekty jsou aktivní či nadbytečné. Monitoring sleduje tok dat od importů přes API integrace až po subscriptions.
Díky tomu lze:
- snížit zbytečné zatížení kapacity,
- optimalizovat licenční náklady,
- a zajistit bezpečnost a kontrolu nad sdílením dat.
Konsolidovaná data zároveň slouží jako podklad pro cílené zásahy a dlouhodobě udržitelnou BI strategii.
Jak admin monitoring funguje: přehled sledovaných oblastí a reálné scénáře
Srdcem admin monitoringu jsou dva klíčové přehledy – Catalog a Monitor.
Každý z nich se zaměřuje na jinou oblast správy, ale dohromady umožňují získat přehled, kontrolu a podklady pro efektivní řízení celé platformy.
Catalog: přehled struktury a obsahu prostředí
Catalog poskytuje detailní přehled o tom, jak je prostředí strukturováno a jaké objekty se v něm nacházejí.
Každý workspace je detailně zmapován – včetně:
- vizuálních objektů,
- datových (sémantických) modelů,
- gateways,
- aplikací,
- subscriptions, atd.
Administrátor může snadno zjistit:
- kde se jednotlivé objekty nacházejí,
- které objekty byly naposledy aktualizovány a kdo je vytvořil,
- kde existují prázdná místa nebo duplicity, které zbytečně zatěžují kapacitu,
- které workspaces obsahují nevyužívané sémantické modely, jež zabírají značnou část kapacity, aniž by na ně byly navázané aktivně využívané reporty.
Catalog tak poskytuje základní přehled o struktuře prostředí a slouží jako výchozí bod pro identifikaci nadbytečného nebo neefektivně využívaného obsahu.
Licence a kapacity
Sekce Licenses & Capacities poskytuje detailní přehled o využití licencí a kapacit v rámci Power BI a Fabric.
Administrátor vidí:
- kolik uživatelů má přiřazenou licenci a zda ji skutečně využívá,
- kde dochází k over-licensingu,
- které workspaces jsou přiřazeny k jednotlivým kapacitám,
- kde je možné uvolnit nebo lépe rozložit zdroje.
Díky těmto informacím lze optimalizovat náklady, plánovat kapacitu a předejít situacím, kdy část prostředí zbytečně zatěžuje infrastrukturu bez reálného přínosu.
Workspaces: centrální přehled pracovních prostorů
Sekce Workspaces umožňuje centrální monitoring všech pracovních prostorů.
Administrátor vidí:
- počet aktivních a smazaných workspaců,
- identifikaci prázdných nebo nevyužívaných,
- správu osobních, sdílených a integračních workspaců,
- jejich klasifikaci podle typu kapacity.
Součástí přehledu je také:
- velikost sémantických modelů,
- přítomnost aplikací,
- napojení na Deployment pipelines,
- přehled a správa přístupů a rolí.
Administrátor může identifikovat workspaces s vysokým zatížením modelů, které vyžadují optimalizaci.
Content Details: detailní pohled na obsah
Content Details poskytují detailní přehled o obsahu jednotlivých workspaců.
Administrátor zde vidí:
- kdo jednotlivé položky vytvořil,
- kdy byly naposledy upraveny,
- zda mají nastavený refresh schedule,
- přístupová oprávnění,
- zda jsou na modely navázané reporty.
Součástí je také přehled:
- typů pracovních prostorů,
- přiřazených kapacit,
- správců,
- celkového počtu objektů rozdělených na vizuální a datové.
Tento pohled umožňuje posoudit dopad změn a lépe porozumět struktuře obsahu.
Published Links to Organization or Web: sdílení reportů
Sekce Published Links to Organization or Web poskytuje přehled o sdílených reportech uvnitř organizace i veřejně.
Administrátor vidí:
- statistiku sdílení,
- reporty publikované veřejně (Publish to Web),
- přístupová práva jednotlivých odkazů (Read, Read & Reshare),
- uživatele, kteří reporty sdíleli.
Díky tomu lze okamžitě odhalit nechtěné veřejné sdílení a zrušit jeho dostupnost.
Gateways: přehled datových bran a jejich stav
Sekce Gateways sleduje všechny instalované brány v clusterech.
Administrátor má přehled o:
- jejich stavu,
- verzi,
- dostupnosti a podpoře.
To umožňuje rychle identifikovat nefunkční nebo zastaralé gateways, reagovat na provozní problémy, případně analyzovat konfiguraci clusterů a optimalizovat využití zdrojů.
Subscriptions: řízení doručování reportů
Sekce Subscriptions poskytuje přehled o všech odběrech reportů.
Administrátor může:
- identifikovat neaktivní subscriptions a zrušit je,
- sledovat formát a frekvenci doručování,
- zjistit aktuální stav subscriptions a jejich vlastníky,
- analyzovat, které skupiny nebo uživatelé reporty pravidelně dostávají.
Analýza délky aktivních subscriptions napovídá, jak jsou reporty a dashboardy využívány.
Monitor: aktivita a provoz prostředí
Monitor poskytuje ucelený přehled nad tím, co se v prostředí skutečně děje.
Konsoliduje informace o:
- importech,
- aktualizacích dat,
- aktivitách uživatelů a vývojářů,
- nevyužívaných objektech,
- exportech,
- datových zdrojích.
Díky Monitoru může administrátor:
- rychle identifikovat problémy,
- optimalizovat procesy,
- efektivně řídit kapacitu a využití platformy.
Imports: importy obsahu
Sekce Imports umožňuje sledovat:
- jaké typy souborů byly importovány (Power BI report, Paginated Report),
- jejich zdroj a metodu nahrání,
- zda importy proběhly úspěšně,
- časové trendy importů a chyby při nahrávání.
Exports: exporty dat
Sekce Exports poskytuje přehled o:
- typech exportů,
- jejich frekvenci,
- uživatelích, kteří exporty provádějí.
Časová analýza exportů ukazuje trendy a sezónní výkyvy, což podporuje plánování kapacity a školení uživatelů a pomáhá zajistit, že exporty probíhají pouze pro oprávněné uživatele.
Datasources & Upstreams: datové zdroje
Sekce Datasources & Upstreams poskytuje přehled o všech datových zdrojích a jejich typech.
Administrátor vidí:
- typy zdrojů (SQL, SharePoint, soubory),
- detailní informace o připojení (server, cesta, URL, databáze),
- vztahy mezi zdroji a cíli,
- workspaces s vysokou koncentrací dataflow a modelů.
User Activities: aktivita uživatelů
Sekce User Activities poskytuje přehled o tom, jak uživatelé pracují s:
- reporty,
- dashboardy,
- aplikacemi,
- notebooky.
Administrátor může identifikovat aktivní i neaktivní („ghost“) uživatele, sledovat aktivitu hostů mimo organizaci, zjistit nejpoužívanější workspaces a analyzovat časové trendy využívání. Statistiky zároveň ukazují konkrétní typy prováděných akcí.
Developer Activities: aktivita vývojářů
Sekce Developer Activities sleduje:
- aktivitu vývojářů,
- typy používaných objektů,
- workspaces, se kterými pracují.
Statistiky ukazují nejvíce vytížené workspaces a časové trendy vývojářské aktivity.
Tenant Settings: nastavení tenantu
Sekce Tenant Settings poskytuje přehled o:
- povolených funkcích,
- konkrétních nastaveních tenantu,
- změnách konfigurace v čase.
Díky monitoringu změn lze identifikovat nová nebo odebraná nastavení a reagovat na jejich dopad.
Adaptace na neustálé změny
Power BI a Fabric se rychle vyvíjejí – mění se API, limity i struktura dat. Aby byl monitoring dlouhodobě spolehlivý, musí na tyto změny reagovat.
V posledních měsících bylo nutné přizpůsobit monitoring více než 14 kritickým změnám API. Současně se rozšiřují nové metriky – gateway logy, detailní pohledy na datové zdroje nebo historie refreshů.
Souhrnné statistiky jsou distribuovány i formou adaptivních Teams karet, což umožňuje proaktivní správu bez nutnosti manuální kontroly.
Shrnutí
Admin monitoring není jen administrativní nástroj. Je to strategický mechanismus, který poskytuje kontrolu nad Power BI a Fabric tenantem – jeho řízením, optimalizací, bezpečností a souladem s BI strategií organizace.
Unifikovaný přehled šetří čas, náklady i kapacitu IT a umožňuje efektivně řídit rostoucí a dynamické BI prostředí.